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Comment organiser le déménagement et le transfert de vos archives ?

La sécurité de vos archives confidentielles : un enjeu de taille

Déménagement archives : Vos archives sensibles ont une valeur inestimable. Elles doivent donc être protégées à chaque étape de votre déménagement de bureau . Qu’il s’agisse de documents civils et commerciaux, de pièces comptables, fiscales, sociales, de données relatives à votre situation juridique ou à votre personnel, la sécurité de vos archives est une priorité. Assurer la confidentialité de tels documents peut représenter un défi non négligeable, un défi que To Move relève au quotidien, grâce aux protocoles rigoureux et innovants que notre société a mis en place.

Déménagement d'archives : assurer la protection et la confidentialité de vos documents sensibles

Un déménagement de bureaux représente inévitablement une perturbation dans la vie d’une entreprise.

Un déménagement est souvent perçu comme chaotique, une période pendant laquelle les risques de perte ou de vol sont accrus. Il est donc crucial de protéger le matériel précieux de tels risques. Et ceci également valable pour vos données sensibles.  En utilisant les services d’une société de déménagement aux protocoles de sécurité rigoureux et à l’organisation impeccable, vous restez en contrôle de chaque aspect de votre déménagement, et en particulier de la confidentialité de vos documents sensibles.

Bien en amont de votre déménagement, réfléchissez aux aspects « archivage », « désarchivage », et « destruction d’archives ». La sécurité de vos documents confidentiels en dépend. Quelques conseils de nos expert sécurité et confidentialité.

Déménagement archives

étapes clés pour réussir le déménagement et transfert de vos archives d'entreprises

  • Chargez dans votre entreprise une personne de confiance de la supervision du déménagement de vos archives.
  • Établissez la liste de chaque personne pouvant avoir accès aux documents confidentiels, à chacune des étapes du déménagement. Faites en sorte que personne d’autre ne puisse approcher vos données sensibles.
  • Faites le tri d’achives. Cette phase est cruciale. La destruction d’archives obsolètes est la clé d’un ré-archivage optimum, une fois que vous serez installés dans vos nouveaux locaux. Définissez avec soin vos critères de conservation ou de destruction d’archives, puis lancez-vous dans le déchiquetage des documents périmés. Alternativement, faites appel à une société de déménagement qui sait gérer la destruction d’archives en toute confidentialité. Chez To Move, nous effectuons la destruction de vos archives confidentielles périmées et vous délivrons un certificat de destruction, conformément aux normes françaises et européennes
  • Après cette étape de dépoussiérage de vos archives, réalisez un inventaire exhaustif, une liste rigoureuse de tous les documents confidentiels qui doivent être déménagés. Si nécessaire, mettez cette liste à jour à chaque étape de la mise en cartons.
  • Imaginez et mettez en œuvre des techniques de protection créatives pour vos archives sensibles. Un exemple : envelopper en bloc dans du film plastique vos archives confidentielles avant de les mettre en box de stockage augmentera la difficulté pour un voleur opportuniste de s’approprier vos données.
  • Établissez un protocole personnalisé d’étiquetage de vos boîtes de stockage d’archives, et étiquetez chaque conteneur. Allez-vous opter pour un code couleur ? Un code chiffré ? Une autre solution d’étiquetage pour vos archives confidentielles ?
  • Organisez le traçage de vos archives sensibles. De la phase d’emballage à la phase de déchargement, il est crucial de déterminer et contrôler à chaque étape le trajet que chaque boîte d’archives devra parcourir. To Move dispose d’un service Ingénierie et AMO Transfert qui organise la mise en place des procédures et la gestion du traçage de vos documents.
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AMO transfert d'entreprise

Destruction, stockage et déménagement d'archives : des missions clés à ne pas confier à n'importe qui

Pour garantir la sécurité de vos documents confidentiels, choisissez une société de déménagement dont les protocoles de sécurité sont impeccables. Au moment de l’établissement du devis du déménagement de votre entreprise, demandez aux prestataires que vous avez présélectionnés de vous détailler leur protocole de sécurisation des archives. N’hésitez pas à poser des questions clés, telles que :

  • Mes dossiers seront-ils conservés en lieu sûr pendant l’aménagement des nouveau bureaux ?
  • Comment empêcherez-vous l’accès non autorisé à mes documents pendant le transport et le déménagement ?
  • Quelles sont les références des employés qui manipuleront les box de stockage des archives ?
  • Quelles sont vos références en matière de sécurité de données sensibles et de matériel de valeur?
déménagement d'entreprise

confier le transfert de vos archives à un professionnel

Pour To Move, spécialiste du déménagement d’œuvres d’art et d’objets de prix, vos archives sont aussi précieuses qu’un Van Gogh ou une pièce unique réalisée en cristal. Nous appliquons nos protocoles de sécurité avec la même rigueur exemplaire, qu’il s’agisse d’un chef-d’œuvre artistique ou de vos documents sensibles.

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Commentaires (3)

[…] Le coût de votre déménagement de bureau dépendra de la quantité, du poids et du volume du matériel à emballer, ainsi que du degré de sécurisation à envisager (matériel fragile et/ou sensible), archives […]

[…] pourraient ne plus être nécessaires. C’est aussi l’occasion de mettre à jour vos archives et de planifier leur déménagement ou stockage ou […]

[…] de la totalité de l’équipement sensible et/ou fragile, archives, devant faire l’objet d’une attention toute particulière du point de vue de la […]

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