Comment réussir le déménagement de votre bureau ?
Un déménagement de bureau est plus qu’un simple déménagement : c’est une opportunité d’optimisation à tous les niveaux pour votre société. Mais un déménagement d’entreprise comporte aussi des risques. Les enjeux d’un projet de transfert administratif sont souvent sous-estimés. Forts de notre expérience de contextes de déménagement bureau souvent complexes, nous vous proposons notre analyse complète risques/opportunité/solutions.
Déménagement d’entreprise : pourquoi faire ? Les motifs sont nombreux
Votre projet de transfert de siège social peut être motivé par de nombreuses raisons, toutes les plus positives les unes que les autres :
- Faciliter l’accès de vos locaux à vos employés, clients et fournisseurs (infrastructure routière, transports en commun)
- Donner de votre société une certaine image (l’importance de l’adresse!)
- Changer de locaux parce que vos besoins ont changé (expansion, nouveaux projets…)
- Réduire / maîtriser vos coûts fixes (loyer, énergie)
- Être en conformité avec diverses régulations et normes
- Motiver vos collaborateurs et de nouveaux talents
- Faciliter les échanges entre collaborateurs et dynamiser les équipes
- Optimiser les conditions de travail pour générer une efficacité accrue
- Rationaliser l’environnement de travail
les enjeux d'un déménagement de bureau et l'importance d'évaluer les risques
Les risques liés à un transfert administratif de bureaux sont en effet réels. Parmi eux, il importe de considérer :
- Interruption momentanée du service à la clientèle : votre capacité à répondre aux clients et à les servir sera-t-elle affectée dans les jours et les semaines qui suivent le déménagement de votre entreprise ?
- Perte, destruction d’équipements clés : quelles options pour réduire les risques de dégâts ?
- Inaccessibilité momentanée des outils de travail (connexions réseau, dossiers, fichiers…) : comment éviter cette situation ?
- Risques liés à vos données sensibles et vos archives durant le déménagement : comment assurer leur sécurité ?
- Stress de vos collaborateurs lié à l’adaptation à leur nouvel espace de travail : comment gérer les changements de processus internes susceptibles d’avoir un impact sur la productivité ?
- Risques d’accident liés au une mauvaise adaptation au nouvel environnement : quel plan de communication interne mettrez-vous en place pour anticiper et éviter de tels risques ?
Un projet de déménagement de bureau aura un impact inévitable sur l’entreprise et ses salariés
L’impact que peut avoir l’intégration dans d’un nouvel espace de travail est parfois négligé.
Le déménagement de bureaux peut représenter pour votre entreprise une opportunité exceptionnelle. Un transfert administratif bien préparé, vers de nouveaux locaux bien organisés peut générer un accroissement significatif de la productivité de vos collaborateurs, notamment grâce à :
- Une meilleure collaboration entre les membres de vos équipes : un nouveau bureau bien pensé peut favoriser les relations interpersonnelles, les discussions spontanées et la créativité.
- La culture d’entreprise qui donne envie d’aller au bureau : intégrer un nouvel espace de travail peut se révéler extrêmement motivant.
- Le sentiment de valorisation personnelle induit par un déménagement de bureaux dans un espace à forte valeur perçue.
La clé de la réussite de votre projet de déménagement d’entreprise : une organisation impeccable
Bien en amont de votre transfert de bureaux ou de siège social, vous devez penser non seulement Votre transfert d’entreprise impliquera une réflexion en profondeur et l’organisation d’un certain nombre d’actions incontournables.
- Planifier et fixer des délais
- Fixer des échéances pour les étapes clés de votre déménagement bureau
- Sensibiliser votre personnel en l’impliquant dans le processus de sélection de vos nouveaux locaux, ou si ces derniers sont déjà choisis, en communiquant judicieusement sur le sujet
- Établir un plan de communication clair et documenté sur la manière dont les équipes doivent gérer leur partie du projet et informer chacun de ses missions, de l’avancement du projet et des difficultés rencontrées.
- Trouver les locaux qui correspondent à vos critères.
- Dresser l’ inventaire de votre équipement et mobilier à déménager.
- Établir un cahier des charges déménagement solide et réaliste.
- Communiquer efficacement sur vos changements de coordonnées (adresse, téléphone)
- Commander le matériel supplémentaire dont vous aurez besoin dans vos nouveaux locaux
- Organiser et communiquer sur l’emballage et la mise en cartons déménagement de leur matériel par vos collaborateurs. Une astuce : imprimer des étiquettes mentionnant le nom du/ de la salarié(e), le numéro de son bureau de départ et celui de son bureau de destination, et laisser un espace blanc pour le contenu du carton déménagement.
- Faire établir plusieurs devis de déménagement d’entreprises par des prestataires aux références impeccables.
- Procéder à la réalisation des tâches administratives et légales indispensables.
Déménagement d'entreprise : les formalités administratives et légales indispensables
- Résilier votre bail : la loi vous permet de mettre un terme à votre bail commercial tous les 3 ans à partir de sa signature, sans motif particulier. Attention cependant aux clauses annexes, notamment si le bail en question a une durée supérieure à 9 ans ou si le local est soumis à des contraintes d’usage.
- Abroger le contrat d’assurance de vos anciens locaux.
- Transfert ou résiliation de vos abonnements d’énergie
- Transférer l’abonnement internet en prenant bien soin de respecter les délais imposés par votre opérateur. Attention aux délais en cas de changement de fournisseur !
- Organiser la réexpédition automatique de votre courrier.
- Informer de votre changement d’adresse vos clients et fournisseurs (dont vos fournisseurs de service, tels que la livraison de vos repas), mais aussi tous les organismes concernés : banques, impôts, compagnies d’assurances.
- Modifier tous vos documents commerciaux, publicitaires et légaux pour qu’ils mentionnent vos nouvelles coordonnées.. ; et ne pas oublier vos signatures de courriel !
- Être proactif sur le sujet de la sécurité des biens, des données et des personnes durant le transfert de votre entreprise. Dans ce cadre, le choix d’un prestataire de déménagement aux procédures de sécurité impeccables sera primordial. Lors de l’établissement de votre devis de déménagement de bureau, n’oubliez pas d’examiner scrupuleusement les mesures de sécurité proposées.
Faire appel à un prestataire de déménagement aux procédures et aux références impeccables : la clé de voûte d'un déménagement de bureau serein et réussi
To Move, spécialiste du transfert d’entreprises, propose des services à haute valeur ajoutée:
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