Comment Annoncer un déménagement d'entreprise : nos conseils et expertises
Annoncer et communiquer un déménagement d’entreprise : un élément essentiel de la réussite de votre transfert.
La réussite de votre déménagement de bureaux d’entreprise nécessite une communication impeccable entre toutes les parties prenantes. Ainsi, en interne, chaque membre de vos équipes doit avoir conscience de l’importance stratégique du projet. De même, à l’extérieur, tous les acteurs avec lesquels vous interagissez (clients, administrations, fournisseurs, prospects…) doivent recevoir des informations régulières, claires et positives sur votre projet de déménagement.
Votre transfert d’entreprise est l’occasion de renforcer la cohésion de vos équipes. Pour cela, mettez en place un plan de communication positif et sans faille. De même, votre communication externe sur votre projet de déménagement de bureaux peut devenir un tremplin pour augmenter et améliorer votre visibilité auprès de vos clients.
Communiquer en interne autour votre déménagement d'entreprise : l'opportunité de renforcer la cohésion de vos équipes
Un transfert d’entreprise générera inévitablement du stress chez de vos collaborateurs. Ils devront changer de lieu de travail, et par conséquent modifier leurs trajets quotidiens. De plus, leurs habitudes de travail seront transformées. Une nouvelle organisation de l’espace de travail implique des modifications dans le partage de cet espace. Professionnellement et personnellement, leur vie subira un impact suite au déménagement de vos bureaux.Ces changements représentent un risque pour votre entreprise. Vous pouvez transformer ce risque en opportunité, grâce à une communication judicieuse auprès de vos équipes.
Par conséquent, il vous faudra identifier les personnes que vous désignerez comme responsables de la communication interne.
Le plan de communication interne de votre transfert d'entreprise : utilisez toutes vos ressources médiatiques
Dès votre équipe de communication interne désignée et briefée, annoncer un déménagement d’entreprise pourra être lancée.
Commencez à communiquer très tôt et utilisez tous les moyens de communication possibles :
- une page dédiée au déménagement de vos bureaux dédiée sur votre intranet
- une newsletter dynamique contenant des renseignements sur vos nouveaux locaux et leurs environs. Pour soutenir l’intérêt de vos collaborateurs, augmentez la fréquence d’envoi de cette newsletter à l’approche de la date de votre déménagement.
- organisez pour chaque équipe une visite virtuelle ou physique de vos nouveaux locaux
- Communiquez régulièrement sur les réseaux sociaux
- Créez des visuels que vous afficherez partout dans vos bureaux : banderoles, affiches, photos…
- Encouragez la participation active de vos salariés en amont de votre déménagement d’entreprise : boîte à idées, concours d’affichettes…
Bien sûr, votre communication devra comprendre toutes les informations essentielles :
- calendrier du déménagement
- Plans et photos des nouveaux locaux
- informations de base sur le nouvel environnement de travail, telles que parkings ou moyens d’accès,
- organigramme et répartition des tâches de votre équipe dédiée au déménagement administratif
- Une foire aux questions évolutive
Utiliser votre déménagement de bureaux pour créer des opportunités
Votre communication interne doit permettre à vos collaborateurs de comprendre le potentiel d’amélioration de leur vie au travail que générera votre déménagement d’entreprise. Ainsi, communiquez sur les avantages du quartier où vous déménagez, ses commerces, ses installations (salle de sport, crèche…), ses espaces verts, etc. Par ailleurs, annoncez les avantages de l’agencement de leur nouvel espace de travail: communication facilitée par des espaces ouverts, présence d’un restaurant d’entreprise, salles de réunion plus adaptées à leurs besoins, lieux de pause et de détente mieux pensés, etc. Cependant, ne négligez pas de communiquer avec empathie et sincérité. En effet, le changement que représente un transfert d’entreprise engendre inévitablement des difficultés. Par conséquent, votre discours doit être clair, réaliste et rester authentique, tout en étant positif.
Utilisez votre déménagement d'entreprise pour dynamiser votre communication externe
Pour actualiser votre communication, personnalisez quelque peu les e-mails contenant vos nouvelles coordonnées, afin que chaque contact se sente inclus dans votre projet de déménagement. De plus, n’hésitez pas à nommer une personne ressource qui pourra être contactée et répondre directement aux questions de vos clients ou fournisseurs.
Sur votre site internet mettez à jour régulièrement la page dédiée à votre transfert de société, et communiquez en temps réel sur les réseaux sociaux.
De la même manière, annoncez votre arrivée à l’extérieur de vos nouveaux locaux à l’aide de panneaux et de banderoles.
Enfin, n’hésitez pas à utiliser les ressources du lieu pour annoncer votre arrivée prochaine: presse et radio locales, événements festifs auxquels vous pouvez prendre part, etc.
Une fois votre transfert d'entreprise effectué, profitez de l'élan que votre communication aura généré
En interne comme à l’extérieur, un déménagement d’entreprise réussi profitera à l’image de votre société. C’est pourquoi vous voudrez sans doute fêter cette réussite avec vos salariés, vos fournisseurs principaux, et vos clients. Cette occasion festive sera une opportunité de plus de resserrer les liens avec toutes les parties prenantes. Vous pourrez ainsi remercier vos équipes pour leur implication dans le transfert de leur lieu de travail, valoriser vos fournisseurs, choyer et votre clientèle, et souhaiter la bienvenue à tous dans vos nouveaux locaux.
Enfin, mettez à profit vos nouvelles modalités de communication internes. Appuyez-vous sur la dynamique générée par votre déménagement de bureau pour moderniser et mettre à niveau les systèmes de transfert d’information entre les services de votre entreprise.
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