ORGANISER LE DÉMÉNAGEMENT D’ÉCOLE ET TRANSFÉRER SES LOCAUX
Déménager un établissement scolaire est un projet compliqué. D’abord, parce qu’il faut limiter l’impact d’un déménagement d’école sur les étudiants, leurs parents et le personnel de l’école. Ensuite, parce que chaque département est équipé de matériel spécifique qui exige de prendre des précautions bien précises. En effet, on ne déménage pas un laboratoire de chimie comme on déménage une cantine scolaire. To Move vous offre un panorama des points à considérer pour votre projet de déménagement d’école primaire, de lycée professionnel ou classique, d’université, ou de zones spécifiques sur un campus.
Déménager une école : un ambitieux « projet de vacances » !
Qu’il s’agisse de déménager tout un collège, une partie d’un campus d’université, les ateliers d’un lycée professionnel, des laboratoires, la cantine et les cuisines, les clés de la réussite d’un transfert d’école sont : proactivité et logistique rigoureuse. Ainsi, la planification d’un déménagement de lycée ou d’école primaire demandera plusieurs mois, voire une année.
Sans conteste, les périodes de vacances sont à privilégier pour effectuer le déménagement de l’établissement. Il faudra donc être prêt le jour J. Il faudra avoir pensé à tout en amont, de préférence avec le concours d’un spécialiste de l’Assistance à Maîtrise d’Ouvrage. Le service ingénierie et AMO transfert de To Move accompagne les écoles comme les plus grandes entreprises dans leur complexe projet de déménagement.
Déménagement de locaux scolaires : planifier à tous les niveaux
Chaque département de l’école ou de la faculté, est partie prenante de l’organisation du déménagement. Ainsi, chaque professeur devra s’impliquer personnellement dans le projet. Il ou elle devra notamment mettre en place certaines actions incontournables:
- Inventorier le contenu de sa classe.
- Faire le tri de ce qui doit être gardé et décider de la façon de recycler (ou donner) ce qui est inutile.
- Enlever tout ce qui se trouve affiché sur les murs.
- Emballer avec précaution le matériel fragile.
- Organiser le contenu des cartons en pensant à l’organisation de l’année scolaire suivante.
Le déménagement des bureaux de l’école s’organisera comme le déménagement de bureaux d’une entreprise. Donc, il faudra penser en termes de sécurité pour le matériel informatique, les objets fragile et les données sensibles et confidentielles.
To Move, fort de son expérience des projets de déménagement complexes et délicats, vous conseille sur la façon d’assurer la sécurité des ouvrages, du matériel et des archives sensibles : cliquez sur les liens suivants pour en savoir plus !
Déménager un établissement scolaire : rédiger check-list exhaustive et cohérente
La check-list d’un déménagement d’école est aussi complexe à réaliser que celle du transfert d’une grande entreprise. En effet, chaque département de l’établissement sera confronté à des situations particulières. Prenons le cas du déménagement d’un campus universitaire, avec ses amphithéâtres, ses salles de travaux pratiques, sa ou ses bibliothèques, ses laboratoires, son espaces de détente et de restauration, sa résidence universitaire et ses installations sportives. Pour chaque zone du campus, il faudra répondre à un ou plusieurs défis spécifiques. Il est donc primordial de demander à chaque chef de département d’organiser la rédaction d’une check-list déménagement rigoureuse avec le concours des membres de son équipe. Et pour vous assurer de sa cohérence, désignez de plus un « responsable check-list ».
Une fois le document finalisé et validé, il devra être communiqué à tous les membres de l’établissement scolaire. Une version simplifiée de la check-list peut également être utilisée pour communiquer avec l’extérieur. Notamment, les parents d’élèves d’un collège, par exemple, pourront être informés de l’avancement du projet par l’envoi régulier de mises à jour de la check-list.
Optimiser la visibilité du projet de déménagement d'école : un plan de communication multidirectionnel
Une école est un lieu de vie. Le déménagement d’un établissement scolaire implique donc un changement radical dans la vie de nombreuses personnes. En conséquence, il importe de considérer les préoccupations de toutes les parties prenantes:
- les élèves ou étudiants.
- les parents d’élève.
- les professeurs.
- les chefs de département.
- le personnel d’accompagnement : agents de cantine, bibliothécaires, agents d’entretien, surveillants et agents de sécurité…
Un plan de communication déménagement bien pensé réduit considérablement le stress d’un déménagement d’école. Et ce, pour toutes les personnes concernées. Idéalement, commencez à communiquer dès que la décision de relocaliser l’établissement a été prise. Une communication positive permettra à tous de considérer les avantages du déménagement de l’école. Tout au long de la période de planification, vous pourrez poursuivre et amplifier cette communication. Soyez créatif dans l’utilisation des média. Vous pourrez notamment communiquer sous forme de :
- lettre de diffusion.
- courriels contenant des photos montrant l’avancement des travaux préparatoires au déménagement de l’école.
- banderoles et affiches (réalisées par les élèves, par exemple).
- interviews et articles dans la presse et sur les radios locales.
Dans le cas d’une école privée, il peut également être utile d’imprimer des dépliants informatifs sur les nouveaux locaux. En plus du côté informatif, de tels dépliants peuvent avoir une valeur pédagogique. En effet, ils peuvent faire l’objet d’un projet collaboratif inter-classe. Par exemple, votre école pourrait organiser un concours d’illustrations ou de design des dépliants.
L'emménagement dans les nouveaux locaux de votre établissement : repères et signalétique
Le jour du déménagement d’entreprise, tous les points de repère doivent être prêts et facilement identifiables: étiquetage sur les cartons déménagement, plans des nouveaux locaux, signalétique tous azimuts (voies d’accès, départements, etc). Mais l’importance de l’affichage et de la communication ne s’arrête pas au jour du déménagement d’école. Ici encore, la proactivité est de rigueur. Élèves, parents, accompagnateurs, professeurs et personnel de sécurité et d’entretien: tous seront un peu désorientés lorsqu’ils découvriront le nouvel espace. Bien sûr, vous aurez fait visiter les locaux à vos équipes en amont. Cependant, une période d’adaptation est à prévoir. Pensez donc à l’organisation des différents parcours du personnel et des élèves. Comment allez-vous signaler ces parcours? Par un code couleur ? Des lignes tracées au sol ? Un affichage spécifique ? Se poser ces questions en amont permet de fluidifier considérablement la rentrée.
S'adresser à une société de déménagement qui a fait ses preuves
Qu’il s’agisse d’un transfert d’entreprise ou du déménagement d’un institut de formation, le professionnalisme de votre prestataire de déménagement fera toute la différence.Choisissez un prestataire spécialisé dans les missions délicates et les circonstances particulières.
To Move organise et mène régulièrement à bien des déménagements à risque (objets d’art, bibliothèques, laboratoires, entreprises détenant des informations sensibles, etc). Notre savoir-faire et notre savoir-être sont garants de la réussite de votre déménagement d’établissement scolaire. Pour mieux nous connaître et demander un devis cliquez ici, ou appelez-nous directement 01.81.93.43.49
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