DÉMÉNAGEMENT DE BUREAUX : COMBIEN ÇA COÛTE ?
Calculer le prix d’un déménagement de bureaux exige de prendre en compte de nombreux paramètre. En effet, si certains coûts sont évidents, d’autres sont moins faciles à estimer. Que comprend donc le tarif d’un déménagement de bureaux, effectué par un professionnel ? Et quels coûts additionnels doit-on prévoir ? Quelles stratégies de contrôle d’un budget déménagement de bureaux mettre en place ? To Move vous aide à y voir clair. Cet article détaille les coûts évidents ainsi que les coûts cachés liés à un déménagement de bureaux. De plus, To Move vous donne des astuces pour maîtriser votre budget de déménagement d’entreprise.
TARIF D'UN DÉMÉNAGEMENT DE BUREAUX : LES COÛTS MATÉRIELS TANGIBLES
Il s’agit clairement des frais liés à vos nouveaux locaux. Mais aussi, du coût du transfert physique de votre matériel.
Ainsi, avant de choisir vos nouveaux locaux, posez-vous des questions stratégiques :
- Quel budget envisager pour la location ou l’achat de vos nouveaux bureaux ? Comment trouver des locaux adaptés au meilleur prix ?
- Y aura-t-il des coûts de construction ou de rénovation ? Des modifications devront-elles être apportées pour répondre aux besoins de l’entreprise ?
Peut-on imaginer des aménagements fonctionnels et peu coûteux ? - Quel type de bail négocier ? Des baux de plus longue durée peuvent-ils permettre de négocier un loyer moins élevé ?
- Quel sera le coût de la nouvelle infrastructure informatique, des systèmes téléphoniques et des connexions réseau ? Un système informatique dématérialisé est-il envisageable, pur réduire les coûts de matériel et d’installation ?
- Quels frais envisager pour la nouvelle signalétique ? Comment utiliser au mieux les ressources du marketing numérique pour annoncer le déménagement tout en réduisant les coûts d’impression ?
- Quelle police d’assurance pour couvrir le nouvel emplacement ?
Faut-il regrouper les polices pour obtenir les tarifs les plus compétitifs ?
Outre les frais liés aux nouveaux locaux, le coût total d’un déménagement de bureaux dépendra de l’offre de votre prestataire de déménagement.
ASPECTS TECHNIQUE DE VOTRE DÉMÉNAGEMENT DE Bureaux
En effet, le tarif déménagement de bureaux effectué par une société spécialisée est variable. Il dépend bien évidemment du nombre de services demandés. Par exemple, peut-être aurez-vous besoin des services ci-dessous :
- Garde-meubles.
- Désinstallation et réinstallation du matériel informatique.
- Destruction d’archives.
- Recyclage du mobilier de bureau obsolète, etc.
Également, le tarif déménagement d’entreprise varie en fonction de divers critères matériels. En effet, chaque déménagement est différent et donc unique. Dans son devis de déménagement de bureaux, un prestataire de déménagement d’entreprise prend en compte des aspects tels que :
- La distance entre vos anciens et vos nouveaux locaux.
- La période de l’année et le jour de la semaine choisi pour votre déménagement de bureaux (période touristique chargée ? week-end ?).
- Le volume et la fragilité des objets à déménager. Le volume se calcule en m3, et détermine la taille et le nombre de camions à prévoir.
- La facilité d’accès aux anciens et aux nouveaux bureaux.
- La nature du mobilier (en particulier : s’agit-il de mobilier de luxe, ancien, compliqué à démonter et remonter ?)
- Le besoin de stocker temporairement certains meubles ou certaines machines.
QUELQUES CHIFFRES CONCERNANT LE COÛT DE DÉMÉNAGEMENT De bureaux :
Une surface de bureaux de 200 m2 correspond en moyenne à un volume de 100 m3 de mobilier et autres objets à déménager. En moyenne, déménager un volume de 100 m3 pourra coûter entre 3000 et 6000 euros, si le déménagement a lieu dans la même ville. Encore une fois, la distance impacte beaucoup le coût déménagement.
Une tarification par poste de travail est plus avantageuse pour une entreprise de grande taille (1000 employés) que pour une PME de 50 salariés. En moyenne, le coût par poste varie entre 200 et 300 euros.
Vous souhaitez peut-être réaliser votre déménagement de bureaux sans l’aide d’un professionnel ? Dans cette perspective, calculez en amont les coûts « cachés » d’une telle opération. Vérifiez bien qu’ils n’excèdent pas le tarif forfaitaire « déménagement d’entreprise » demandé par un prestataire sérieux. En outre, pensez en termes de stress : une société de déménagement professionnelle et aguerrie pense à tous les détails. Et ceci vous garantit un degré de sérénité élevé, avant, pendant et après votre déménagement de bureaux.
COÛT TOTAL D'UN DÉMÉNAGEMENT DE bureaux : LES FRAIS ADDITIONNELS A PRENDRE EN COMPTE
Le calcul de budget de déménagement de bureaux doit également prendre en compte des aspects moins évidents que ceux décrits plus haut. Parmi eux, les frais induits par la gestion en interne de votre déménagement de bureau. En outre, vous devrez vous organiser pour réduire les coûts secondaires, voire cachés, tels que :
- Perte de productivité : temps consacré par les employés à la planification et à l’exécution du déménagement.
Astuce : planifiez au maximum, dès la rédaction de votre cahier des charges de déménagement de bureaux. Ainsi, vous n’aurez qu’à communiquer à vos salariés le calendrier des tâches et actions à mener, ce qui les déchargera d’un travail chronophage et réduira la perte de productivité. - Interruption de travail : jours ou heures de travail perdus pendant le déménagement proprement dit.
Astuce : organiser le déménagement d’entreprise en dehors des heures de travail ou pendant les week-ends. Vérifier en amont que cela n’entraîne pas de frais supérieurs à l’économie réalisée. - Frais de consultation et/ou frais juridiques : coûts associés à l’examen, à la négociation et à la rédaction de nouveaux baux ou contrats.
Astuce : renseignez-vous en amont pour comprendre clairement les exigences juridiques. Également, utilisez les services d’aide juridique de votre CCI, souvent gratuits ou peu onéreux. - Frais de réinstallation des employés : si les employés doivent déménager pour suivre votre entreprise, vous devrez prendre en compte les coûts de réinstallation et l’obligation de l’employeur lors d’un déménagement.
Astuce : proposez si possible des modalités de travail flexibles. Ainsi, certains employés pourront choisir le télétravail, au lieu de déménager.
COMPARER MINUTIEUSEMENT LES OFFRES DES SOCIÉTÉS DE DÉMÉNAGEMENT de bureaux : LA STRATÉGIE GAGNANTE
Avant de signer un devis pour votre déménagement de bureaux, posez-vous quelques questions-clés :
- Ai-je réalisé un cahier des charges exhaustif ? La société de déménagement peut-elle m’aider à le faire au besoin ?
- La société de déménagement propose-t-elle une Assistance à la Maîtrise d’Ouvrage AMO transfert d’entreprise solide et sérieuse ?
- Le prestataire de déménagement propose-t-il des services exclusifs, voire VIP ? Par exemple : stockage sécurisé du matériel sensible, protection renforcée pour les objets précieux (objets d’art, notamment), déménagement de matériel de haute technologie particulièrement fragile et coûteux (matériel d’imagerie médicale, par exemple).
- L’entreprise de déménagement est-elle résolument écoresponsable ?
- La société de déménagement a-t-elle mis en place une stratégie de fidélisation et de motivation de ses employés, assurant ainsi à ses clients un service impeccable de A à Z ?
Choisir To Move, spécialiste des transferts d’entreprise complexes, c’est répondre « oui » à toutes ces questions. Souhaitez-vous juger par vous-même de notre professionnalisme ? Si oui, prenez le temps de parler à l’un de nos conseillers, et de lui poser toutes vos questions. Enfin, obtenez un devis juste et précis, sans surprises et au meilleur rapport qualité-prix, en cliquant ici.
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