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FAQ déménagement d’entreprise : nos réponses et conseils

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FAQ déménagement d'entreprise

FAQ déménagement d'entreprise ( foire aux questions ) : réponses et conseils

FAQ déménagement d’entreprise :

En amont de leur déménagement d’entreprise, nos clients nous posent de nombreuses questions. Nous avons donc décidé de rassembler nos réponses dans une FAQ Déménagement d’Entreprise. Si toutefois votre projet de déménagement de bureaux comporte des aspects très spécifiques non traités ci-dessous, vous trouverez la réponse à vos questions auprès de nos conseillers chargés de projets.

Un déménagement d’entreprise, qu'est-ce que c'est?

C’est le transfert d’une partie ou de la totalité de votre société dans de nouveaux locaux. Ce transfert concerne votre mobilier, votre matériel informatique, vos outils de travail, vos documents, toute votre infrastructure organisationnelle, et bien sûr vos salariés.

Dans cet article nous avons recensé toutes les questions ou presque  » FAQ déménagement d’entreprise » et vous apportons des réponses précises et nos conseils de Pro 

Quelles sont les raisons d’un déménagement d’entreprise ?

Parmi les raisons principales qui motivent un déménagement de bureaux d’entreprise figurent :

  • La réduction des frais généraux (notamment : location de bureaux, frais logistiques liés au lieu, frais induits par le déplacement journalier des salariés…).
  • Le prestige lié à l’établissement à une nouvelle adresse, de réputation internationale par exemple.
  • Le besoin d’expansion naturel lié à la croissance de son entreprise
  • Les conditions d’accès plus favorables (proximité d’une autoroute, d’un aéroport, transports en commun variés…), tant pour les salariés que pour les clients et fournisseurs.
  • La modernisation de l’organisation de la vie au travail, en particulier dans le cadre du passage de bureaux privatifs traditionnels à l’open space, aux bureaux partagés, ou au flex office.
  • L’amélioration des conditions de travail des salariés.
  • La mise en conformité de l’entreprise en cas de nouvelle réglementation.
  • Aménagement de la fiscalité en cas de déménagement dans certaines régions.

Combien de temps faut-il pour planifier un déménagement d’entreprise ?

Cela varie évidemment en fonction de la taille de l’entreprise et de certains aspects spécifiques. Ainsi, une PME planifier son déménagement au minimum 6 mois à l’avance, tandis qu’une grande entreprise prendra entre 1 an et 18 mois, voire plus, pour l’organiser. En effet, de nombreux critères doivent être considérés, notamment :

  • L’importance du déménagement de bureaux,
  • Le nombre collaborateurs,
  • La date prévue pour le transfert d’entreprise.
  • Le volume du mobilier et des installations à déménager,
  • La distance….

Comment choisir la nouvelle implantation géographique de votre entreprise ?

To Move vous donne ses conseils sur le choix de vos nouveaux locaux sur notre blog : Check-list déménagement d’entreprise. Mais parmi les points à retenir, pensez notamment en termes d’accessibilité, de confort, de coûts additionnels et de normes. Également, ne vous contentez pas d’une seule visite avant de prendre votre décision. Et surtout, posez des questions au voisinage et prenez conseil d’entreprises environnantes.

Comment préparer le déménagement d’une entreprise ?

Avant tout, faites le tri de tout ce dont vous n’aurez plus besoin. Le Cleaning Day revêt une importance capitale. C’est pourquoi To Move vous aide dans cette phase délicate en procédant à l’enlèvement de vos encombrants et du matériel dont vous ne voulez plus.

Communiquez en interne et à l’externe bien en amont de votre déménagement de bureaux d’entreprise. Pour cela, constituez très tôt une cellule déménagement et attribuez des rôles précis à chaque personne responsable.

Pour en savoir plus nous vous invitons à visiter notre BLOG déménagement d’entreprise.

Comment rédiger le cahier des charges déménagement d’entreprise ?

L’établissement du cahier des charges , étape cruciale pour la réalisation du devis de déménagement d’entreprise. Doit être fait dans les règles de l’art. Vous trouvez ici tous nos conseils pour faciliter la rédaction de votre cahier des charges déménagement d’entreprise.

Pour tout vous dire, cette question est souvent posée par nos client. en effet, non seulement elle figure dans notre FAQ déménagement d’entreprise, mais nous lui avons consacrée une Page Spéciale.

Quelle sont les obligations de l’employeur et les droits du salarié en cas de déménagement d'entreprise ?

Avant tout, sachez que les obligations de l’employeur varient en fonction de nombreux critères. le code du travail fixe les droits et les obligations de l’employeurs et des salariés aux articles L2242-21, L2242-22 et L2242-23. De façon à vous aider à faire un rapide tour d’horizon de vos droits et obligations nous l’avons résumés ici Déménagement d’entreprise droit du travail.

Quelle sont les formalités administratives lors d’un déménagement d’entreprise ?

Bien évidemment, votre déménagement de société et votre changement d’adresse devront être notifiés à l’avance à toutes les parties concernées : votre banque, l’URSSAF, vos clients et fournisseurs, notamment vos fournisseurs d’énergie, d’eau, et de téléphonie et d’accès à internet.

Cependant, vous devrez également procéder à l’annonce légale de votre déménagement de société dans un Journal d’Annonces Légales (JAL). Comme vous le savez sans doute, cette annonce légale est obligatoire. De plus, pensez bien à accomplir toutes les formalités requises auprès du greffe si vous transférez également votre siège social.

Enfin, n’oubliez pas de faire suivre votre courrier, et pensez en amont à modifier cartes de visite, papier à en-tête et documents divers (bons de commande, factures, etc.)

Quel est le délais conservation des documents pour les entreprises ?

En cas de doute, consultez le site gouvernemental. En effet, il est régulièrement mis à jour, et vous informe des possibles modifications dans les délais légaux.

Quant à votre déménagement d’entreprise, il peut constituer une occasion de faire le tri dans vos archives. Ainsi, de nombreux documents obsolètes pourront être détruits. Ce qui nous amène à la question des archives sensibles devant être conservées. To Move s’est donné les moyens d’assurer en toute sécurité et confidentialité le déménagement d’archives et documents confidentiels.

Qu’en est il du transfet informatique lors d’un déménagement d’entreprise ?

Tout transfert d’entreprise implique une gestion spéciale du matériel informatique. Afin de ne pas connaître de rupture d’activité, une organisation rigoureuse est indispensable. To Move vous donne des clés pour un déménagement serein de votre matériel informatique.

Comment calculer le volume d’un déménagement d’entreprise ?

Calculer en m3 le volume total du mobilier et des équipements qui devront déménager n’est pas une mince affaire. Pourtant, sans une estimation précise du volume, votre déménagement sera difficile. Et bien sûr, connaître le volume total à déménager est indispensable à votre prestataire de déménagement pour vous établir un devis sans surprises.

Vous pouvez donc choisir d’effectuer vous-même ce calcul, meuble par meuble et équipement par équipement. Cependant, si vous faites appel à un prestataire de déménagement, ce dernier mettra son expertise à votre service et vous donnera une estimation fiable du volume à déménager.Ainsi, lors de la visite préalable, une première estimation sera effectuée. Cette estimation sera ensuite affinée et confirmée par votre votre liste d’objets à transférer. Un professionnel du déménagement de bureaux saura réaliser pour vous un calcul précis.

Combien coûte un déménagement d’entreprise ?

Le coût d’un déménagement de bureaux dépend bien sûr de nombreux facteurs. Notre page spéciale «Coût d’un déménagement d’entreprise » vous permettra d’anticiper et de vous faire une idée.

Comment annoncer un déménagement d’entreprise ?

L’expérience le prouve :  le succès de votre transfert d’entreprise dépendra en bonne part  de la qualité de votre communication, en interne comme à l’externe. Nous vous invitons donc à retrouver nos conseils et astuces pour un plan de communication sans failles « comment annoncer un déménagement d’entreprise »

comment gérer un déménagement d'entreprise

Le SAV (service après-vente) déménagement d’entreprise c’est quoi ?

To Move, expert en transfert d’entreprises, a mis en place un SAV déménagement performant. Notre SAV vous garantit une assistance efficace jusqu’à votre installation finale à votre nouvelle adresse. Pour en savoir plus, n’hésitez pas à démarrer une conversation avec l’un de nos conseillers ici,  ou nous appeler directement.

Que faire de l’ancien mobilier, informatique obsolète, archives à détruire lors d’un déménagement d’entreprise ?

To Move se charge de l’enlèvement de vos encombrants à recycler. Plus encore, nous vous proposons un service « destruction d’archives obsolètes », garanti par certificat. Enfin, parce que To Move est une entreprise eco-responsable, nous nous attachons à trouver des solutions pérennes de recyclage et d’upcycling pour votre ancien matériel. Pour en savoir plus cliquez ici « Recyclage mobilier de bureau« .

C’est quoi, une check-list déménagement d’entreprise ?

La check-list, ou bien « déménagement d’entreprise to do list » c’est le document évolutif que vous allez commencer à réaliser le jour de la prise de décision concernant votre déménagement d’entreprise. Elle comprendra donc toutes les actions indispensables que vous devrez mener avant, pendant et après votre installation dans vos nouveaux locaux. Parce que cette tâche peut paraître longue et intimidante à réaliser, To Move vous donne ses pistes et ses astuces de pro concernant cette check-list déménagement d’entreprise.

Comment organiser un déménagement d’entreprise ?

Le maître-mot est clairement : planification. Chaque étape doit être soigneusement planifiée et exécutée. Ainsi, toutes les questions citées plus haut sont relatives à une bonne organisation pour votre transfert d’entreprise. Mais en résumé, voici les phases-clé de votre déménagement de bureaux :

  • Étude du projet de déménagement d’entreprise
  • Organisation et mise en œuvre de l‘AMO du transfert d’entreprise
  • Pilotage et coordination de tous les aspects du projet
  • Organisation de l’emballage, chargement, déchargement et de l’installation des équipements à la nouvelle adresse
  • SAV déménagement de bureaux d’entreprise.

Retrouvez ces étapes sur :  Comment organiser un déménagement d’entreprise.

Qu'est-ce que l'AMO transfert d’entreprise (assistance à maitrise d’ouvrage) ?

L’AMO transfert d’entreprise a pour but de vous assister dans la définition, l’organisation, le pilotage et la mise en œuvre de votre projet de déménagement d’entreprise. Elle est donc la garantie d’un déménagement de bureaux en toute sérénité. Retrouvez ici la description des prestations AMO transfert de To Move.

Comment gérer son déménagement d’entreprise et choisir le prestataire de déménagement qui vous convient ?

Pour garantir la sécurité des biens de votre entreprise et pour vous protéger du risque de perte de productivité durant votre déménagement, vous aurez besoin d’un partenaire fiable, détenteur d’une assurance professionnelle à toute épreuve. Il vous faut également un prestataire déménagement capable de prendre en charge la totalité de votre projet si vous le souhaitez : AMO, réalisation opérationnelle, sécurisation des objets et matériels informatiques précieux et des données sensibles, installation et mise en fonction de tout votre matériel dans vos nouveaux locaux, et service après-vente.

De plus, les avantages de ne faire appel qu’à un seul prestataire de déménagement pour réaliser tout le projet sont nombreux :  la fiabilité d’un interlocuteur unique dédié, la facilitation de la communication et de la gestion du projet, la minimisation des risques de litiges.N’hésitez donc pas à entrer en contact avec notre service de conseil aux entreprises, afin de vous assurer de l’expertise et du sérieux de To Move, prestataire de déménagement d’entreprises certifié.

Comment faire une demande de devis de déménagement d’entreprise ?

Nos devis sont gratuits et sans engagement. Les conseillers To Move, experts du déménagement d’entreprise, vous aident à définir vos besoins pour vous proposer la solution la plus adaptée et au prix le plus juste.

quelles sont les spécificités d’un déménagement d’entreprise à Paris ? Bonus 🚀

Déménager sa société dans Paris, même en dehors de la tenue des Jeux Olympiques, n’est certes pas une mince affaire. C’est ainsi que l’obtention d’autorisations préalables, les règles de stationnement pendant un déménagement de bureaux, la configuration des voies (rues étroites, couloirs de bus, etc…), sont des contraintes qui compliquent grandement les choses. C’est pourquoi To Move a réalisé un dossier spécial « Déménager à Paris », que vous pouvez consulter ici :  » Déménagement d’entreprise à Paris « 

L'expertise de To Move : un atout de taille

Nous espérons que notre FAQ Déménagement d’entreprise vous aura fourni tous les conseils attendus pour votre déménagement d’entreprise.

En résumé, nombreuses sont les questions qu’on se pose avant de mettre en place son projet de déménagement d’entreprise. Vous trouverez la réponse à la majorité de vos questions sur notre site. Par conséquent, n’hésitez pas à consulter nos pages spéciales dédiées dans le blog : vous y trouverez une profusion d’astuces et de conseils pour un transfert d’entreprise en toute sérénité.

Et bien sûr, si vous avez des questions spécifiques, relatives à votre activité ou à une situation particulière, n’hésitez pas à les poser à l’un de nos conseillers.

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Commentaires (1)

[…] –  Enfin, restez en contact avec le SAV déménagement proposé par votre prestataire, du début à la fin de votre transfert d’entreprise. Pour vous aider à penser à tout, To Move recense les réponses aux questions les plus fréquemment concernant le déménagement d’entreprise, posées par nos clients, dans cette page « FAQ déménagement d’entreprise« . […]

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