Projet de déménagement de bureaux : quelle gestion ?
La gestion d’un projet déménagement est un véritable exercice d’équilibre entre souplesse et rigueur. Que votre déménagement de bureaux ait pour cadre Paris ou la province, les bonnes pratiques en matière de gestion de votre projet demeureront les mêmes. En deux phrases, il s’agit d’être :
- Rigoureux dans la planification et l’organisation
- Souple et proactif face à d’éventuels impondérables
La planification de votre projet de déménagement : notre check-list
Votre projet de déménagement obéit aux mêmes impératifs de gestion que vos autres projets. Cependant, des aspects spécifiques doivent être pris en compte dans le cadre d’un transfert d’entreprise. To Move vous propose d’établir une check-list, dans laquelle figureront ces aspects spécifiques.
- Définir les objectifs du projet et les résultats que vous en attendez.
- Évaluer clairement vos besoins pour choisir votre nouveau site. Ainsi, pensez en termes d’espace, équipements, infrastructure, commodité d’accès, prestige de l’adresse, attractivité du site pour vos clients mais aussi pour vos employés, et économie potentielle (loyer ou achat éventuel).
- Constituer une équipe d’encadrement de votre relocalisation. Pour qu’elle soit équilibrée, désignez un responsable projet dans chaque service clé.
- Identifier les principales étapes de votre projet de déménagement et établir un calendrier réaliste.
- Élaborer votre plan de communication. Mettez en place des canaux de communication clairs. Ainsi, toutes les parties prenantes resteront informées et impliquées à chaque phase de votre transfert d’entreprise. Par exemple, vous pouvez créer une newsletter pour communiquer sur l’avancement du projet, envoyer des e-mails personnalisés aux clients, mais aussi communiquer sur votre lieu de travail à l’aide d’affiches. Et bien sûr, vos collaborateurs apprécieront de faire des visites virtuelles ou physiques des locaux dans lesquels votre entreprise devra emménager.
- Enfin, point incontournable : calculer le budget déménagement de toute l’opération. D’une gestion financière bien pensée dépendra le succès de votre projet de déménagement.
La gestion financière de votre projet de déménagement
Afin d’établir un budget réaliste, vous devrez tenir compte de nombreux paramètres. Par exemple :
- Acquisition ou location des nouveaux locaux. Les loyers ou le remboursement d’un prêt, le dépôt de garantie, les taxes diverses, les nouvelles assurances.
- Coûts de prestation de service. Votre prestataire de déménagement, les frais d’avocat ou de notaire, et éventuellement, des frais relatifs à l’agencement de vos nouveaux locaux (architecte d’intérieur).
- Frais directs et indirects liés à votre changement d’adresse. Comptabilisez l’impression de cartes de visites et de papier à en-tête, la signalisation sur site, et le temps passé à mettre à jour adresses électroniques et site web. Et à propos de temps, évaluez celui que vous devrez consacrer à communiquer avec les divers organismes administratifs, fiscaux et financiers.
- Équipement de vos nouveaux locaux. L’achat de mobilier adapté à la nouvelle configuration, la connectivité de votre matériel informatique, etc.
- Et bien sûr, les dépenses imprévues. Laissez-vous une petite marge de manœuvre pour gérer les imprévus afin qu’ils ne grèvent pas votre budget.
Enfin, votre déménagement peut entraîner une perte temporaire de revenus pour votre société. En effet, il est sage de prévoir un minimum de temps d’interruption de votre activité et d’adaptation à votre nouvel environnement. Sans compter que certains clients pourront décider de ne pas vous suivre, ce qui aurait un impact à court terme sur vos ventes.
La gestion de l'organisation physique de votre déménagement
To Move a consacré de très nombreux articles à ce sujet. Retrouvez ici tous nos conseils organisationnels. En substance, vous trouverez dans ces pages nos astuces pour la réalisation de votre inventaire, votre classement, l’étiquetage, et la coordination des tâches de chacun.
Une gestion qui prend en considération le facteur humain
Vos collaborateurs, vos clients et vos fournisseurs apprécieront l’attention que vous leur porterez avant, pendant et après votre transfert d’entreprise. Ainsi, mettre en place quelques bonnes pratiques très simples, fluidifiera le déploiement de votre projet.
- Impliquer les employés dans le processus de planification afin d’améliorer leur confort et leur productivité.
- Gérer les attentes : Communiquer le calendrier et les défis potentiels pour éviter les surprises ou les résistances.
- Documenter tous les processus : Conservez une trace de toutes les décisions, de tous les accords et de toutes les dépenses pour pouvoir vous y référer ultérieurement.
- Faire preuve de souplesse et soyez prêt à vous adapter aux imprévus.
Gérer un déménagement d'entreprise avec l'aide d'un spécialiste
Vous l’aurez compris, vigilance est le maître mot qui doit jalonner votre projet déménagement à chaque étape. Qu’il s’agisse du suivi du calendrier ou de la sécurisation de votre déménagement, vous devrez faire des points réguliers avec les membres de l’entreprise de déménagement que vous aurez sélectionnée.
Pour To Move, une gestion bien pensée et organisée rigoureusement est la clé d’un déménagement d’entreprise réussi, en toute sécurité.
C’est pourquoi To Move s’est doté d’un service expert ingénierie AMO Transfert d’entreprise. Grâce à lui, nous assistons nos clients à chaque phase de leur projet de déménagement de bureaux. Notre attention aux moindres détails de la gestion de nos missions, est un gage de réussite qui a fait ses preuves. Avant même de nous demander un devis gratuit et sans engagement, n’hésitez pas à poser toutes vos questions à notre service clients.
