Logistique événementielle : quelle gestion pour réussir votre événement
Organiser un déménagement événementiel représente un défi logistique d’envergure. En effet, le succès d’un événement peut faire toute la différence pour une entreprise. Qu’il s’agisse d’un salon, d’une exposition dans une salle de musée privatisée en plein cœur de Paris, d’un lancement de produit, d’un colloque, d’une exposition ou d’un team-building, votre événement doit se dérouler sans le moindre accroc. Il est évident qu’à circonstance exceptionnelles, on doit répondre par des moyens exceptionnels. Votre partenaire de déménagement d’entreprise devra donc se montrer particulièrement rigoureux, professionnel et proactif en matière de logistique événementielle.
Logistique événementielle : de quoi s’agit-il ?
La logistique événementielle est l’art d’organiser et de réaliser tous les aspects du déménagement qui concerne un événement par définition unique et éphémère. L’organisation d’un déménagement événementiel devra donc tenir compte de contraintes spécifiques incompressibles.
La logistique événementielle : l'attention aux détails, clé du succès
Un événement, c’est toute une aventure, condensée dans très peu de temps.
Tout retard dans le programme impacte la perception qu’auront les participants de la qualité de l’événement. Un déménagement événementiel doit donc être planifié à la minute près.
Un événement, c’est également une expérience unique. Par conséquent, le mobilier et la décoration en sont des éléments essentiels. Un meuble endommagé ou un élément décoratif mal placé nuirait inévitablement à l’image de l’entreprise. Le déménagement des objets et du mobilier de l’événement doit donc être effectué avec la même attention aux détails que s’il s’agissait d’œuvres d’art.
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La réussite d'un déménagement événementiel : la proactivité avant tout
Chaque événement est unique et comporte des contraintes spécifiques. Un séminaire, par exemple, exigera une certaine configuration des salles de présentation et de réunion. De même, un lancement de produit nécessitera certainement des bornes de présentations interactives, des espaces de démonstrations de produits, et des lieux où les participants pourront s’asseoir confortablement pour échanger et discuter. Votre prestataire de déménagement événementiel devra donc prévoir en amont les solutions techniques et logistiques relative à votre événement. Une Assistance à la Maîtrise d’Ouvrage de qualité est donc cruciale.
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La sécurité dans le cadre d'un déménagement événementiel : une priorité absolue
Des données sensibles seront inévitablement déplacées durant votre déménagement événementiel. Ceci est vrai en particulier dans le cadre du lancement d’un produit ou d’une campagne de marketing. De même, le mobilier et l’équipement nécessaires à un événement sont précieux. Comme dans le cadre d’un déménagement de bureaux ou d’archives, votre entreprise de déménagement devra donc mettre en place un protocole de sécurité des biens et des données sans faille.
Lisez ici notre article sur la sécurisation des données sensible lors d’un déménagement
l'expertise de votre prestataire en matière de déménagement événementiel
Le succès de votre événement dépendra en partie de la qualité de la logistique événementielle. Choisir le bon partenaire de déménagement d’entreprise, c’est se poser les bonnes questions. Parmi ces questions :
- Votre prestataire peut-il planifier minutieusement votre déménagement événementiel dans un temps extrêmement court ? Vous assiste-t-il dans la réalisation du cahier des charges de la logistique de votre événement ?
- Les déménageurs sont-ils formés à la manipulation et au montage des meubles et de l’équipement spécifiques à votre événement ?
- La sécurité pendant le déménagement, le montage, le démontage et le rapatriement de vos biens et de vos données sensibles est-elle une priorité pour votre prestataire de déménagement ? Quels protocoles de sécurité met-il en place ?
- La procédure de suivi de chaque objet est-elle impeccable et sans défaut ?
Votre société de déménagement a-t-elle constitué un inventaire et des listes de contrôle de l’ensemble du mobilier, de l’équipement et du matériel de l’événement ? - Votre société de déménagement dispose-t-elle de camions et de matériel de spécifiques ?
- Votre partenaire a-t-il souscrit une assurance couvrant les dommages ou la perte d’équipement durant le déménagement, le montage, puis de démontage et le rapatriement consécutifs à l’événement ?
- Comment réagirait votre déménageur face à des circonstance inattendues ? Propose-t-il en amont des solutions pour minimiser les risques de problèmes imprévus ?
- Quel sont ses bonnes pratiques en matière de contrôle qualité et de supervision ? Chaque aspect du déménagement événementiel est-il supervisé par un chef de projet dédié ?
To Move est avant tout créateur de solutions de déménagement sur mesure. Lors de votre demande de devis à To Move, n’hésitez donc pas à poser ces questions à votre conseiller.
