Déménagement d’entreprise : les formalités à accomplir
Tout déménagement d’entreprise implique de nombreuses formalités. Qu’il s’agisse du déménagement d’un établissement secondaire ou de votre siège social, certaines procédures doivent être suivies. En tant que représentant légal, devrez planifier et exécuter chaque étape de votre transfert de société avec soin, en effectuant toutes les démarches et en remplissant toutes les formalités de déménagement d’entreprise appropriées à votre situation.
Pour vous y aider, To Move vous propose une check-list « formalités déménagement d’entreprise ».
Formalités administratives et juridiques préalables à votre déménagement d'entreprise
1. Le changement d’adresse
Le vote de transfert d’entreprise ou de siège social est une étape obligatoire. Il doit être effectué en assemblée générale extraordinaire, et suivi de la rédaction d’un procès-verbal (PV). En second lieu, vous devrez :
- Mettre à jour les statuts de votre entreprise.
- Publier un avis de transfert de votre société dans un journal d’annonces légales.
- Remplir un formulaire M2 pour déclarer officiellement la modification (il s’agit du CERFA 11682)
Il est à noter que selon votre entreprise est une société ou une entreprise individuelle, les formalités de déménagement d’entreprise seront différentes. Dans le cas d’une entreprise individuelle, c’est un formulaire P2 (n° 11678) qui devra être complété.
2. Le cas du transfert de siège social dans un autre département
Dans ce cas, il y a changement de ressort de greffe du tribunal. Les formalités de déménagement d’entreprise seront par conséquent plus importantes. Ainsi, votre changement d’adresse fera l’objet de deux avis de transfert au lieu d’un seul: le premier dans un journal d’annonces légales du département de départ, et le second dans un journal d’annonces légales de votre département d’arrivée.
3. Le dépôt de dossier au greffe du tribunal de commerce
Si vous êtes représentant légal d’une société,votre dossier devra comprendre à minima les éléments suivants :
- le procès verbal de l’assemblée générale extraordinaire,
- le formulaire M2,
- une attestation de publication de l’avis de transfert,
- un justificatif de domiciliation à votre nouvelle adresse.
Cependant, assurez-vous de ne négliger aucune pièce en constituant votre dossier, et surtout, de ne manquer aucune nouvelle obligation en cas d’évolution de la loi. Pour vous assurer que vous êtes en règle dans vos formalités de déménagement d’entreprise, consultez ICI.
Formalités opérationnelles indispensables lors d'un transfert d'entreprise
1. Communication de votre nouvelle adresse
Tous les partenaires de votre entreprise doivent, bien sûr, être informés de votre déménagement de société. Communiquez en amont et de façon répétée avec vos clients, fournisseurs, et prestataires de services. En particulier, informez clairement votre banque et l’administration fiscale de votre transfert d’entreprise. Surtout, obtenez confirmation écrite que votre changement d’adresse a été pris en compte par toutes les administrations dont dépend votre société.
Communication en interne en respectant le délai de prévenance (variable selon la distance qui sépare vos anciens locaux des nouveaux). Notre conseil : annoncez officiellement le déménagement à vos salariés, puis continuez à communiquer régulièrement sur le sujet.
2. Résiliation et/ ou transfert de vos contrats
Votre entreprise a inévitablement souscrit de nombreux abonnements et contrats. Votre première tâche consiste donc à les identifier tous. En second lieu, vous devrez décider de ceux que vous allez résilier et de ceux que vous allez transférer à votre nouvelle adresse. Votre transfert d’entreprise peut donner lieu à des renégociations de contrat potentiellement à votre avantage.
Votre déménagement de bureaux ou de siège social peut notamment vous offrir des opportunités de renégociation avec votre fournisseur d’accès internet et téléphonie fixe et mobile, vos assurances et votre fournisseur d’énergie.
3. Réexpédition de votre courrier postal
Organisez auprès de La Poste la réexpédition temporaire (24 mois au maximum) de votre courrier. Et si vous utilisez les services de coursiers ou de sociétés d’expédition, pensez à modifier vos informations de livraison sur leurs sites.
4. Modification de tous vos documents commerciaux et de communication
Pensez à tout, de la carte de visite à l’adresse automatique figurant au bas de vos courriels. Également, pensez à changer votre adresse sur vos flyers et autres documents promotionnels, mais aussi sur vos formulaires de devis et sur vos factures.
Formalités complémentaires pour un déménagement de bureaux d'entreprise en toute sérénité
Parce que la réussite de votre déménagement d’entreprise est cruciale, vous devrez être proactif. En amont, pensez à tous les aspects qui faciliteront votre déménagement de société. Notamment :
– Identifier clairement les raisons de votre déménagement d’entreprise.
– Une fois l’annonce officielle du déménagement de votre société à vos salariés, communiquez en continu pour impliquer pleinement dans son processus.
– Former votre équipe projet déménagement en interne.
– Identifier la ou les personnes ressources qui deviendront chefs de projet.
– En fonction des raisons de votre déménagement de société, choisir votre futur emplacement géographique.
– Optimiser votre recherche de nouveaux locaux en organisant plusieurs visites sur le même périmètre. Autrement dit, ne vous limitez pas à une seule visite et rationalisez votre recherche.
– Rédiger votre cahier des charges de déménagement. Pour en savoir plus sur le cahier des charges, retrouvez tous nos conseils ici.
To move : votre prestataire du déménagement d’entreprise
– Faire appel un prestataire AMO transfert d’entreprise qualifié. Vous trouverez ici des informations importantes sur l’AMO.
– Choisir un prestataire de déménagement d’entreprise qui propose un service clé en main. Renseignez-vous notamment sur son expertise dans le domaine du déménagement informatique et de la sécurisation des archives et des données sensibles. En effet, ces aspects sont cruciaux et doivent être pris en compte en amont. Pour demander un Devis déménagement d’entreprise, cliquez ici.
– Vous assurer de respecter les droits de vos salariés en matière de déménagement de lieu de travail, mais aussi vous informer sur leurs obligations, en fonction de leur contrat de travail. To Move a publié un article spécial sur ce sujet, à consulter ici.
– Effectuer votre Cleaning Day, si possible avec l’aide de votre prestataire de déménagement. Le Cleaning day est une étape cruciale. C’est pourquoi To Move a mis en place une gamme de prestations Cleaning Day.
– Enfin, restez en contact avec le SAV déménagement proposé par votre prestataire, du début à la fin de votre transfert d’entreprise. Pour vous aider à penser à tout, To Move recense les réponses aux questions les plus fréquemment concernant le déménagement d’entreprise, posées par nos clients, dans cette page « FAQ déménagement d’entreprise« .
