7 ÉTAPES POUR RÉUSSIR UN DÉMÉNAGEMENT DE BUREAUx
Tout transfert de bureaux d’entreprise nécessite une planification et une exécution rigoureuses. En effet, la décision de transférer ses bureaux aura nécessairement un impact sur toutes les parties prenantes, des clients aux salariés, en passant par les fournisseurs et les investisseurs. Assurer une transition sans heurts est donc essentiel. Pour cela, il ne faut négliger aucune étape. To Move vous indique les sept étapes essentielles à la réussite de votre déménagement d’entreprise
1. IDENTIFIER L'ENSEMBLE DES RAISONS DE VOTRE TRANSFERT DE BUREAUX, AFIN DE CHOISIR VOS NOUVEAUX LOCAUX EN TOUTE CONNAISSANCE DE CAUSE
Pour commencer, évaluez soigneusement les raisons de votre projet déménagement. Qu’il s’agisse de besoin d’espace supplémentaire, de réduction des coûts ou de changement d’adresse stratégique, identifier vos besoins est indispensable pour choisir votre nouvel espace de travail. Accordez une attention particulière aux aspects suivants :
- Coûts fixes
- Accessibilité, par la route ou les transports en commun
- Espace disponible et possibilité d’expansion
- Infrastructure et réseaux
- Services disponibles aux alentours des locaux ou au sein du bâtiment (par ex : restaurant d’entreprise, crèche, etc.)
- Coûts et délais liés à d’éventuels travaux préalables à l’aménagement, tels que : remplacement des revêtements de sol et de mur, installation de cloisons et de faux plafonds, modification du câblage électrique.
Une entreprise de déménagement spécialisée dans le transfert de bureaux peut vous apporter son expertise dans l’évaluation des sites potentiels, en tenant compte de facteurs tels que l’accès pour les camions, les zones de chargement/déchargement et les considérations de sécurité, vous aidant ainsi à prendre vote décision en connaissance de cause.
2. ÉVALUER VOTRE BUDGET DE TRANSFERT DE BUREAUX
Ici, tenez compte des coûts évidents, mais aussi de frais moins visibles au premier abord. Par exemple :
- Coût de l’aménagement du nouvel espace de travail.
- Éventuelle perte de productivité avant, pendant et après le transfert de bureaux
- Frais liés à l’activité du personnel affecté au déménagement
- Achat de nouveau mobilier et d’équipement divers
- Coûts des services indispensables tels qu’entretien et nettoyage
- Taxes diverses
- Coût de l’entreprise de déménagement
- Frais liés à la communication interne et externe
- Frais d’assurance
3. RÉSILIER VOTRE ANCIEN BAIL, MAIS AUSSI ÉTUDIER, NÉGOCIER ET SIGNER CELUI DE VOS NOUVEAUX LOCAUX
Respectez à la lettre toutes les étapes de la procédure de résiliation de bail. Votre propriétaire doit notamment être informé de votre décision par lettre recommandée avec accusé de réception, avec un préavis d’au moins six mois.
Puis, avant de signer votre nouveau bail, étudiez attentivement toutes les clauses et conditions, notamment la durée du bail, les coûts de location, mais aussi vos responsabilités en matière d’entretien, et les possibilités d’expansion future. Faire appel à un conseiller juridique à cette phase peut se révéler judicieux.
4. ÉLABORER UN PLAN DE RELOCALISATION DÉTAILLE, PRENANT EN COMPTE TOUS LES ASPECTS DE VOTRE DÉMÉNAGEMENT D’ENTREPRISE
Une planification exhaustive est la clé d’une transition réussie. Détaillez tout d’abord le calendrier des principales étapes et échéances. Identifiez ensuite toutes les tâches à accomplir et attribuez des responsabilités à vos salariés. Parmi les actions cruciales que vous devrez mener, n’oubliez pas vos obligations administratives, telles que la déclaration de votre déménagement à l’administration fiscale, aux autorités locales, à votre banque, mais aussi à vos fournisseurs de services (électricité, internet, etc.) et à votre assureur. Informez-vous également sur vos droits et obligations employeur concernant la relocalisation du lieu de travail de vos salariés. Pensez notamment à vérifier l’existence d’une clause de mobilité dans les contrats de travail.
Puis, désignez un chef de projet déménagement dans chaque service. Soyez très clair sur l’attribution des tâches à chaque chef de projet. Enfin, demandez à tous vos salariés d’établir une check-list relocalisation, poste par poste. Ainsi, vous serez assuré de ne rien laisser au hasard tout en impliquant vos équipes.
A ce stade, vous devrez également réaliser le cahier des charges de l’aménagement de vos nouveaux bureaux. Ce document doit notamment décrire le design souhaité, le mobilier, l’équipement et l’infrastructure informatique nécessaires, afin que le nouvel espace réponde à tous les besoins opérationnels de votre société. En outre, il doit définir précisément les espaces de travail des employés, les espaces communs et les salles de réunion.
TO MOVE entreprise de déménagement spécialisée peut être un partenaire précieux à cette étape, en vous fournissant un devis déménagement détaillé, en élaborant une stratégie complète pour vote transfert de bureau, et en veillant à ce que le plan soit totalement aligné sur vos besoins et vos délais.
5. COMMUNIQUER CLAIREMENT SUR VOTRE PROJET DE DÉMÉNAGEMENT
Une communication ouverte et transparente est essentielle à la réussite de votre transfert de bureaux. En premier lieu, informez vos salariés des raisons et des avantages du transfert de leur lieu de travail. Répondez ouvertement à leurs questions de façon à minimiser le stress occasionné par le changement.
Dès le projet lancé, mettez en place une stratégie de communication continue, interne et externe. Tenez régulièrement au courant clients, employés et fournisseurs de l’avancement du votre projet de déménagement. En particulier, tenez vos salariés informés des changements de programme pouvant impacter l’organisation de leur travail. Des mises à jour régulières, des réunions et des FAQ déménagement dédiées minimisent le stress et promeuvent l’implication de chacun.
6. ORGANISER LA LOGISTIQUE ET LE DÉROULEMENT DE VOTRE DÉMÉNAGEMENT
Cette étape englobe des tâches variées, notamment :
- Le choix d’une entreprise de déménagement spécialisée. Ce choix aura un impact significatif sur le succès de votre transfert de bureaux.
- Un inventaire rigoureux de tout objet devant être déménagé
- La mise en cartons et l’étiquetage méthodique des objets
- Le tri des objets que vous n’emporterez pas, et qui devront être recyclés : mobilier de bureau, matériel informatique, appareils divers …
- Le nettoyage des nouveaux et des anciens locaux
- La migration des données et du parc informatique
Un déménageur expérimenté pourra vous aider considérablement à cette étape cruciale. Parmi les services proposés par certaines sociétés de déménagement spécialisées dans le transfert de bureaux se trouvent, notamment :
- L’Assistance à la Maîtrise d’Ouvrage AMO transfert
- Le « Cleaning Day »
- La migration de votre parc informatique, des serveurs, des applications et des données vers le nouveau site (ajouter lien)
- La collecte et le recyclage de matériel obsolète
- Le dépôt éventuel en garde-meuble sécurisé d’une partie de votre mobilier.
7. ENFIN, UTILISER LE TRANSFERT DE VOS BUREAUX POUR OPTIMISER LA DYNAMIQUE DE VOS ÉQUIPES
Organiser d’une soirée d’inauguration est évidemment un excellent moyen de fêter votre installation et de remercier tous ceux qui ont pris part à l’organisation de votre déménagement d’entreprise. Cependant, vous pouvez aller plus loin, et utiliser ce nouveau départ pour dynamiser vos équipes sur le long terme.
Ainsi, une fois le déménagement physique terminé, évaluez le succès de la relocalisation. Recueillez les commentaires des salariés et autres parties prenantes. Analysez ce qui a bien fonctionné et ce qui aurait pu être amélioré. Faites usage de ces données pour améliorer l’organisation dans vos nouveaux locaux. Cette étape peut vous permettre de mieux comprendre la dynamique de vos équipes, d’en optimiser la gestion, et de réactualiser les flux de communication au sein de votre entreprise.
TO MOVE EXPERT EN DÉMÉNAGEMENT DE BUREAUX D'ENTREPRISE EN FRANCE
Pour conclure, sachez que dans la majorité des étapes décrites ci-dessus, vous pouvez demander conseil à votre partenaire de déménagement. Son expertise contribuera à une transition sereine, garante de l’intégrité de vos biens et de vos données. Le choix des services que vous lui demanderez de vous rendre est également crucial. En effet, certaines tâches pénibles et chronophages peuvent être assurées par votre prestataire.
Ceci réduit considérablement le stress lié au transfert de bureaux, mais surtout, permet à l’entreprise de rester concentrée sur ses propres tâches et objectifs opérationnels. To Move, expert en transfert de bureaux, propose un service clé-en-main déclinant de nombreuses offres optionnelles, au meilleur rapport qualité-prix. Pour en savoir plus et obtenir un devis gratuit et sans obligation, cliquez ici.
