Par TO MOVE 23 juillet 2024

Déménagement de bibliothèque : les étapes clés à suivre

Le déménagement de bibliothèque n’est pas une mince affaire. On pourrait certes penser que les livres et autres documents sont des objets banals. D’ailleurs, on considère souvent les livres comme peu fragiles et facilement remplaçables. Par conséquent, pour un non spécialiste, ils peuvent sembler faciles à manipuler, organiser et ranger.

Mais en réalité, le déménagement d’une bibliothèque comporte un grand nombre de paramètres spécifiques. Certaines étapes sont donc absolument incontournables.

Se poser les bonnes questions en amont de votre déménagement

Selon qu’il s’agit d’une bibliothèque publique ou universitaire, d’une bibliothèque d’entreprise ou d’une médiathèque, la taille du projet de déménagement de bibliothèque sera différent, mais les problématiques resteront sensiblement les mêmes. D’où l’importance de se poser ces questions en amont :

Quelles sont les raisons du déménagement de la bibliothèque ? Un problème
d’espace ? Des locaux trop anciens ou inadéquats pour répondre aux besoins des usagers ? Ou bien, des locaux devenus trop chers à louer ou à entretenir ?
Comment maximiser l’impact positif du déménagement de la bibliothèque sur la qualité des services qu’elle rend à ses usagers ?
Quel sera le coût du déménagement des collections, du mobilier et des outils informatiques ?
Quel sera le calendrier du déménagement de la bibliothèque, et quelle en sera la durée ?
Comment évaluer l’impact du transfert des collections sur les services de la bibliothèque pendant le processus de relocalisation ? Les usagers seront-ils longtemps privés de ces services ? Dans l’affirmative, quelle solution de rechange auront-ils ?
Le mobilier d’origine sera-t-il conservé et devra-t-il être déménagé ? Ou au contraire sera-t-il remplacé dans le nouveau lieu?
Comment organiser le transfert des ouvrages sans nuire au classement des collections ?
Comment sécuriser les documents précieux irremplaçables ? Notamment, les documents historiques, les ouvrages rares, voire uniques ?
Comment sécuriser le matériel informatique et les équipements électroniques indispensables à une médiathèque ? En particulier les photocopieuses, le matériel de reprographie, mais aussi les projecteurs, casques et grands écrans ?
Quelles seront les caractéristiques et équipements spécifiques indispensables dans les nouveaux locaux ? Par exemple, bibliothèque nouvellement déménagée offrira-t-elle des services additionnels ? Si c’est le cas, comment l’espace du nouveau local devra-t-il être organisé ?
Comment communiquer autour du projet de déménagement d’une bibliothèque, en interne comme en externe ? Comment informer les usagers et le personnel de la bibliothèque des avantages liés au changement de lieu ?

des étapes spécifiques à suivre :

1. Définir le volume total à déménager et faire le tri

De même que pour un simple déménagement de bureaux, votre prestataire de déménagement pourra vous aider à évaluer le volume des objets à transférer, mais il vous appartient de décider ce que vous laisserez derrière vous. Pour cela, vous devrez effectuer un tri, tant dans les collections (ouvrages obsolètes) que dans le mobilier et le matériel informatique et électronique. Par conséquent, vous devrez également penser au recyclage mobilier de bureau. Qu’adviendra-t-il des objets que vous n’emporterez pas ? Seront-ils par exemple donnés à des associations ? Ou bien pilonnés et envoyés en déchetterie ? Quant au coût du recyclage, comment l’évaluerez-vous ?

To Move, spécialiste des missions de déménagement complexes, propose de nombreuses solutions clé-en-main. Sans aucun engagement, vous pouvez ici demander un devis de déménagement de bibliothèque.

2. Regrouper les ouvrages en fonction du système de classement à l'arrivée

Déménager votre bibliothèque sera peut-être l’occasion de changer de système de classification. Ainsi, selon la taille et les objectifs de la bibliothèque, il pourra s’agir du système Dewey ou d’un autre système. Donc, avant la mise en carton, vous devrez mettre en place une procédure qui simplifiera le rangement des ouvrages en respectant le système de classification choisi. Cette étape permettra d’éviter d’égarer des ouvrages et facilitera la mise en rayonnage. Il sera également utile de faire connaître à votre prestataire de déménagement les spécificités de votre système de classement, afin que le déballage se passe sans difficulté.

3. la mise en carton des divers types d'ouvrages

Une fois votre système de marquage des cartons défini en fonction du type d’ouvrage, vous devrez procéder à leur emballage. Bien sûr, vos équipes peuvent se charger elles-mêmes de cette étape. Dans ce cas, votre prestataire de déménagement spécialisé saura vous conseiller sur les techniques d’emballage qui vous permettront de sécuriser vos archives, documents et livres précieux. Mais votre prestataire pourra également vous proposer des solutions sur mesure et se charger de la mise en carton. Ainsi, To Move, spécialiste du transfert d’objet d’art, rares et précieux, met à votre service son expertise.

4. Organiser le stockage temporaire de vos collections pendant la transition

Il se peut que vous ayez besoin d’un espace de stockage temporaire pour vos collections. C’est pourquoi To Move propose à ses clients un service d’entreposage et de stockage des objets précieux, sous la forme d’un garde-meuble adapté et sécurisé.

Déménager des collections historique : le cas spécifique des manuscrits uniques et des meubles précieux

Vous prenez bien évidemment un soin tout particulier pour manipuler vos ouvrages historiques, unique et sans prix. Vous devrez par conséquent être encore plus attentif lorsqu’il s’agira de déménager votre bibliothèque et ses ouvrages de grande valeur. Pensez à consulter à ce sujet un restaurateur, qui vous conseillera sur les techniques qui assureront leur préservation.

De même, si votre mobilier de bibliothèque est ancien et précieux, il vous suivra dans vos nouveaux locaux. Donc, pour éviter que vos meubles de prix soient endommagés, pensez à confier leur démontage et remontage à un professionnel du déménagement de meubles historiques. To Move met à votre disposition sa vaste expertise du déménagement de meubles de prix, pour que le déménagement de votre bibliothèque historique et prestigieuse s’effectue en toute sécurité.

Choisir un prestataire de déménagement aguerri : la garantie du succès de votre déménagement

En résumé, qu’il soit question d’ouvrages d’exception, de mobilier ancien ou d’équipement électronique précieux, le déménagement d’une bibliothèque est toujours une source de défis pour un professionnel. To Move est avant tout une société de déménagement innovante. Parce que nous aimons relever les défis, et forts de notre expertise, nous savons trouver des solutions intelligentes et novatrices et gérer les situations délicates qui peuvent se présenter, notamment dans le cadre d’un déménagement de bibliothèque. Pour cela, nous avons mis toutes les chances de notre côté. Ainsi, notre personnel est spécialement formé, et nos moyens technologiques sont à la hauteur des missions qui nous sont confiées. Pour nous connaître ou demander un devis déménagement de bibliothèque gratuit et sans engagement.