Projet déménagement de bureaux
Votre projet déménagement de bureaux, vous le considérez comment ?Plutôt comme un risque, ou bien comme une véritable opportunité ? Un peu des deux, peut-être ? Déménager son entreprise est un vaste projet que l’on peut transformer en une occasion exceptionnelle de dynamiser, son lieu de travail et motiver ses équipes.
Pour que l’expérience de votre déménagement de bureaux, soit une totale réussite, réaliser le cahier des charges de votre projet, avec l’aide d’un prestataire AMO déménagement (Assistance Maîtrise d’Ouvrage), est une étape cruciale. C’est ainsi que vous limiterez les risques à tous les niveaux, et créerez de nouvelles opportunités, portées par le succès de votre projet.
Pourquoi l'établissement d'un cahier des charges est-il incontournable ?
Pour vos clients, votre déménagement ne constitue rien d’autre qu’un changement d’adresse. Mais pour vous, votre personnel, votre production et votre chiffre d’affaires, il en est tout autrement. Vous allez investir temps, argent et énergie dans votre projet de changement de locaux, et pour que le retour sur votre investissement soit optimum, il vous sera nécessaire de réaliser une analyse précise et exhaustive de vos besoins et objectifs. C’est là qu’intervient le cahier des charges du déménagement d’entreprise, outil et point de repère incontournable, pour chacun des intervenants de votre projet.
primordial pour votre projet déménagement
Établir votre cahier des charges, est à la fois un exercice préparatoire à votre transfert d’entreprise et un outil de visualisation et de gestion du temps, et de l’espace qui formeront le cadre de votre projet. Le cahier des charges vous permettra notamment de :
- Définir vos besoins, absolument tous vos besoins, avec exactitude.
- Définir un budget réaliste et facile à maîtriser, pour l’ensemble de votre projet de déménagement d’entreprise.
- Organiser votre nouvel espace de travail.
- Organiser un planning efficace, pour l’ensemble des actions à mener et pour toutes les parties concernées, en particulier vos collaborateurs, vos clients, et votre prestataire, spécialisé dans le déménagement professionnel.
- Mettre en place votre plan de communication en interne mais aussi à l’externe.
- Vérifier la fiabilité de votre prestataire de déménagement en termes d’efficacité, de qualité de communication, de sérieux, de coûts et surtout, d’implication dans votre projet de déménagement de bureaux.
- Et dans quelque temps, fêter avec l’ensemble de vos collaborateurs le succès de votre installation dans vos nouveaux locaux !
Pour To Move, spécialiste du déménagement d’entreprise sur mesure mais également prestataire AMO déménagement, le cahier des charges est la clé de voûte qui nous permet d’établir, un devis déménagement bureaux clair et sans surprises, calculé précisément à l’aide d’informations exhaustives.
Un cahier des charges efficace pour optimiser la réussite de votre projet déménagement
Comme le disent les anglais : « pour danser le tango, il faut être deux ». De la même manière, votre prestataire AMO déménagement, à vos côtés à chaque étape de la réalisation du cahier des charges, vous donnera les clés pour rédiger un document de référence évolutif, qui pourra être mis à jour en accord avec votre prestataire, en cas de modification de situation. Avec vous, votre prestataire AMO déménagement analysera vos besoins et évaluera tous les aspects de votre projet en termes de faisabilité, et de ressources humaines et techniques.
informations essentielles cahier des charges déménagement
Votre cahier des charges contiendra toutes les informations indispensables, à la bonne exécution de votre projet de transfert d’entreprise, parmi lesquelles (liste non exhaustive):
- La présentation de votre société.
- Un calendrier prévisionnel pour chaque étape-clé de votre projet déménagement.
- Les plans détaillés, intérieurs et extérieurs, des locaux que vous quittez et de ceux dans lesquels vous emménagez, ainsi que toute information spécifique relative aux accès.
- L’inventaire détaillé du mobilier, du matériel et des fournitures, et particulier du matériel informatique, mais pas seulement : la machine à café, par exemple, est l’un des appareils que vos collaborateurs seront le plus heureux, de revoir dès l’installation dans les nouveaux locaux, alors, mieux vaut veiller à ne pas l’oublier !
- L’identification de la totalité de l’équipement sensible et/ou fragile, devant faire l’objet d’une attention toute particulière du point de vue de la sécurité.
- Une notice recensant les actions (emballage, rangement, nettoyage, etc…), que chaque membre de votre personnel devra accomplir, pour que le transfert de l’entreprise se passe dans les meilleures conditions.
- Un document spécifiant la répartition exacte des rôles et des tâches : quelles seront les missions de votre prestataire de déménagement ? Et quelles seront les tâches dévolues à votre personnel ? Par exemple : qui emballera quoi, et quand ? Qui assurera la sécurité du matériel fragile ou sensible, notamment le matériel informatique ? Où le matériel devra-t-il être enlevé, et où sera-t-il ensuite déposé ?
- La liste de tous les prestataires impliqués dans votre déménagement d’entreprise, leur domaine d’expertise et la ou les dates de leurs interventions.
- Le détail de l’ensemble des prestations que vous attendez de chacun d’entre eux.
- La liste de vos contraintes matérielles, par exemple : le déménagement doit-il avoir lieu pendant le week-end ? Un délai impératif est-il à respecter pour ne pas perturber la marche de votre entreprise?
- Toute information importante relative à votre entreprise, son activité ou ses locaux présents et à venir, qui pourra concerner la société de déménagement spécialisée que vous aurez mandatée.
- Les attestations d’assurance, ainsi que tout document juridique concernant votre transfert d’entreprise,
- Un planning et/ou un retro-planning de l’exécution de toutes les tâches afférentes à votre déménagement d’entreprise.
Un cahier des charges exhaustif : votre outil pour choisir la société de déménagement la plus en phase avec vos besoins
Choisir le prestataire idéal pour réaliser votre transfert, dans de nouveaux locaux est un élément crucial pour la réussite de toute l’opération. L’établissement d’un cahier des charges solide vous conduira à vous poser les bonnes questions, et ainsi à choisir le spécialiste du déménagement d’entreprise qui remplira tous vos critères de sélection.
To Move, entreprise dynamique, innovante et écoresponsable, met à la disposition de ses clients un vaste éventail de moyens techniques et matériels, mais aussi et surtout: humains. Humains, dans le sens communément admis de « ressource humaine » bien sûr, mais pas seulement. Pour notre entreprise, l’aspect humain de la relation entre un prestataire et son client est d’une importance aussi cruciale que les aspects techniques. Ainsi, nous privilégions la qualité de la communication à chaque étape de la réalisation du projet des entreprises qui nous font confiance. Pour mieux nous connaître, promenez-vous au fil des pages de notre site internet, et n’hésitez pas à démarrer une conversation avec l’un des membres de notre service clients.
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